Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Ces frais sont ensuite remboursés par l’employeur.
Principes d’exonération :
Par défaut, toute somme versée à un salarié doit être assujettie à cotisations de sécurité sociale et à l’impôt sur le revenu. Par dérogation, les frais professionnels sont exclus de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale. Ils sont aussi exclus de la base de calcul de la CSG-CRDS et de l’Impôt sur le Revenu.
L’article L 236-1-1 du Code de la sécurité sociale rappelle que les frais professionnels, pour ne pas être assujettis à cotisations, doivent faire l’objet d’un remboursement qui respecte les limites fixées par arrêté ministériel et les trois conditions suivantes :
- La dépense effectuée doit être une charge spécifique inhérente à l’emploi,
- La dépense effectuée par le salarié doit découler directement des conditions d’exécution de son travail,
- La dépense doit être effectivement exposée par le salarié, et doit correspondre à une charge supérieure à celles liées à l’exercice de sa vie courante.
Les frais professionnels en portage salarial :
En portage salarial, les frais engagés par le salarié porté dans le cadre de son activité professionnelle peuvent être déduits du chiffre d’affaires du porté pour lui être restitués au titre du remboursement de ses frais professionnels, en plus du paiement de son salaire. Le salaire est alors calculé sur la base du chiffre d’affaires résiduel.
L’économie réalisée par le salarié porté représente +/- 50% du montant des frais engagés, grâce à l’économie des charges sociales et au fait que les remboursements de frais ne sont pas imposables sur le revenu.
Exemple (simplifié) d’une rémunération en portage salarial avec et sans frais :
| Sans frais | Avec frais | |
| Chiffre d’affaires mensuel HT | 8 000 € | 8 000 € |
| Frais professionnels déduits | -1000 € | |
| Chiffre d’affaires soumis à cotisations | 8 000 € | 7000 € |
| Total Cotisations | -4000 € | -3500 € |
| Restitution des frais | +1000 € | |
| Net à payer avant impôt sur le revenu | 4000 € | 4500 € (+500€) |
Pour bénéficier de cet avantage, deux conditions doivent être réunies :
- Les frais déclarés doivent être justifiables et avoir la qualification juridique de frais professionnels au sens fixés par L’article L 136-1-1 du Code de la sécurité sociale.
- La part résiduelle du chiffre d’affaires soumise à cotisations, doit permettre d’assurer la rémunération minimale légale requise en portage salarial, soit un chiffre d’affaires minimum alloué au salaire de +/- 260€ HT/jour (37€ HT/h).
Les frais professionnels avec Portageo :
Voici les différents frais professionnels que vous pouvez déclarer en portage salarial chez Portageo :
- Hébergement, Hôtellerie, location.
- Transport : Indemnités kilométriques avec votre véhicule personnel ou de location, abonnements transport, billets d’avion, de train, de taxi ; de péages,
- Restauration : repas du midi pour les jours travaillés et repas d’affaire (invitations).
- Télécommunications : abonnement internet et/ou mobile.
- Équipement : Informatique, Fournitures de bureau, petit mobilier Frais postaux/affranchissement, équipements de sécurité etc…
- Télétravail : Loyer, énergie, assurance …
- Formation professionnelle : formations en lien avec votre mission actuelle ou un projet professionnel.
- Indemnité grand déplacement étranger (IGDE) Frais d’hébergement et restauration (dans le pays de destination), Frais de transports (liaisons aériennes, ferroviaires ou routières interurbaines).
- Communication et documentation.
- Produits postaux et Transporteur.
- Cadeaux clients.
Type de frais professionnels :
Il faut distinguer deux types de frais professionnels qui feront l’objet d’une gestion distincte en Portage :
Frais non refacturés
Ce sont les frais engagés dans le cadre de vos missions en portage salarial qui ne sont pas pris en charge par vos clients, et frais généraux liés à votre activité professionnelle en portage salarial (Télécommunications, formation, télétravail, frais de prospection…).
Le remboursement des frais non refacturés est plafonné au montant disponible sur votre compte d’activité après paiement de la rémunération minimale légale, conformément aux dispositions en vigueur (Code du travail Art.L1254-2 et convention collective des salariés en portage salarial Art.21).
Frais refacturés au client
Ce sont les frais engagés dans le cadre de la mission (Transport, restauration, hébergement sont les plus courants), pris en charge par votre client aux conditions négociées directement entre vous et l’entreprise cliente, qui doivent donc figurer au contrat de prestation.
La facturation au client se fait distinctement des honoraires de prestation, selon les conditions et modalités contractuelles conclues avec votre client.
Déclaration de vos frais professionnels en portage salarial
Les frais professionnels font l’objet d’une déclaration mensuelle en ligne. Ils doivent être justifiés au réel, sauf règles particulières, comme l’usage de votre véhicule qui se justifie sur déclaratif dans le cadre du barème kilométrique fiscal, ou la justification du déplacement dans le pays de destination pour les IGDE (Indemnité de grand déplacement à l’étranger).
Les postes de frais susceptibles d’avoir un usage mixte privé-professionnel, comme la téléphonie sont pris en charge au prorata de la quote-part à usage professionnelle dans la limite de 50%.
Pour être pris en charge, les frais doivent avoir été engagés postérieurement à la date d’embauche mentionnée au contrat de travail avec Portageo et être datés de moins de 3 mois.
L’ensemble des règles, exceptions et cas particuliers concernant la prise en charge des frais est détaillé dans le guide du salarié Portageo, et disponible en ligne depuis l’extranet du salarié porté. Au-delà de ces règles, votre interlocuteur dédié restera à votre disposition pour vous préciser le cadre de prise en charge de dépenses particulières ou vous expliquer de nouvelles règles applicables au gré des évolutions fiscales ou sociales en la matière.