DPAE : Guide complet pour une embauche en toute légalité

Souvent reléguée au rang des démarches administratives obligatoires, la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) est bien plus qu’un simple formulaire à remplir. Elle constitue une pierre angulaire du cadre légal du travail en France, garantissant à la fois la transparence et la sécurité pour les employeurs comme pour les salariés. Décryptage.

Qu’est-ce que la DPAE ?

La DPAE, anciennement connue sous le nom de Déclaration Unique d’Embauche (DUE), est une étape incontournable dans le processus d’embauche. Tout employeur, qu’il s’agisse d’une PME ou d’une grande entreprise, doit obligatoirement s’y soumettre avant l’arrivée d’un nouveau collaborateur. L’objectif ? Informer l’Urssaf de l’établissement d’un contrat de travail. Mais derrière cette simple déclaration se cache un mécanisme qui simplifie, en un seul geste, pas moins de six démarches :

• L’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale lors de la première embauche.
• L’immatriculation du salarié à la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie), qui lui garantit un accès immédiat aux prestations de santé.
• L’affiliation au régime d’assurance chômage (France Travail) pour protéger le salarié en cas de perte d’emploi.
• L’adhésion à un service de santé au travail pour garantir la sécurité et la santé des salariés dans leur environnement professionnel.
• La demande de visite médicale d’embauche pour vérifier l’aptitude du salarié à exercer ses fonctions dans de bonnes conditions.
• Le pré-établissement de la DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales), qui simplifie la gestion administrative des données sociales au sein de l’entreprise.

Cette formalité doit être réalisée au plus tôt huit jours avant la prise de fonction et au plus tard la veille de l’embauche.

L’importance sociale et juridique de la DPAE

Pour l’employeur

La réalisation de la DPAE permet à l’employeur de :

• S’assurer de la conformité légale : En déclarant ses salariés auprès des organismes sociaux, l’employeur se conforme aux lois en vigueur et évite les sanctions liées au travail dissimulé.
• Bénéficier des exonérations disponibles : La validation de la DPAE ouvre la porte à des dispositifs d’exonérations, comme les réductions de charges sociales.
• Simplifier les procédures administratives : La DPAE regroupe en une seule démarche plusieurs formalités, de l’immatriculation du salarié à son affiliation aux régimes de protection sociale.

Pour le salarié

Pour le salarié, la DPAE est une garantie :

• D’accès aux droits sociaux : Assurance maladie, retraite, chômage : grâce à la DPAE, le salarié bénéficie immédiatement de l’ensemble des protections sociales auxquelles il a droit.
• De protection en cas d’accident du travail : La reconnaissance officielle du statut de salarié permet une prise en charge rapide et complète en cas d’accident.
• De transparence et de sécurité : En cas de litige, la DPAE constitue une preuve indiscutable du lien d’emploi.

Dans le cadre du portage salarial, cette formalité prend une dimension encore plus importante. Elle garantit aux salariés portés les mêmes droits sociaux que dans un contrat classique, ce qui renforce la confiance dans ce modèle atypique. En sécurisant la relation entre l’entreprise de portage, le salarié et les clients, elle participe à la stabilité et à la pérennité de ce mode de collaboration.

Comment réaliser une DPAE ?

Les éléments obligatoires

Pour effectuer une DPAE, l’employeur doit mentionner :

• Les coordonnées de l’entreprise (raison sociale, adresse, code Naf, numéro SIRET, etc.), ce qui permet d’identifier formellement l’employeur dans les bases administratives.
• Le service de santé au travail dont dépend l’entreprise.
• L’identité du salarié (nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale) pour l’inscription aux différents régimes sociaux.
• La date et l’heure d’embauche, qui fixent officiellement le début de la relation de travail.
• Les caractéristiques du contrat de travail (type de contrat, durée, période d’essai), qui précisent les modalités de la collaboration.

La procédure

La DPAE peut être réalisée via différentes plateformes, en fonction de la taille et des besoins de l’entreprise :

• Urssaf.fr : Si vous embauchez votre tout premier salarié, vous devrez préalablement créer un compte employeur sur le site de l’Urssaf. Ce compte est indispensable pour réaliser votre première DPAE et accéder à vos obligations administratives en ligne.
• Net-entreprises.fr : Ce portail en ligne permet aux employeurs de saisir directement les informations requises ou de déposer un fichier généré par leur logiciel de paie. C’est une solution rapide, sécurisée et accessible à toutes les entreprises, quelles que soient leur taille et leur activité.
• API DPAE : Adaptée aux grandes entreprises ou aux structures gérant un volume important de déclarations, cette interface permet une automatisation des envois. L’API réduit considérablement les erreurs humaines et optimise les processus administratifs.

Bon à savoir : Les entreprises ayant réalisé plus de 50 DPAE au cours de l’année précédente sont tenues de transmettre leurs déclarations par voie dématérialisée. Le non-respect de cette obligation expose l’employeur à des sanctions.

Qui est dispensé de la DPAE ?

Certaines situations spécifiques permettent de déroger à l’obligation de réaliser une DPAE. Ces exceptions concernent :

• Les stagiaires : Non considérés comme des salariés, les stagiaires ne sont pas soumis à la DPAE. Leur relation avec l’entreprise est encadrée par une convention de stage.
• Les volontaires du service civique : Ce statut, régi par un cadre légal propre en dehors du Code du travail, exclut l’obligation de déclaration.
• Les bénévoles : L’absence de lien de subordination et de rémunération place les bénévoles hors du champ de la DPAE. Leur engagement relève d’une autre logique juridique et sociale.

Contrairement aux catégories ci-dessus, les salariés en portage salarial doivent impérativement être déclarés via la DPAE. Pour l’entreprise de portage, il est important de collecter toutes les informations nécessaires avant la prise de poste.

Les sanctions en cas de non-respect de la DPAE

Les employeurs qui ne réalisent pas de DPAE s’exposent à des conséquences graves :

• Sanctions civiles : L’Urssaf peut imposer une régularisation des cotisations non versées. Ces montants, souvent élevés, peuvent déséquilibrer la trésorerie de l’entreprise, notamment pour les petites structures.
• Sanctions administratives : Une amende équivalant à 300 fois le taux horaire du minimum garanti peut être appliquée. Cette pénalité vise à responsabiliser les employeurs en leur rappelant l’importance de cette obligation.
• Sanctions pénales : En cas de travail dissimulé, les peines encourues sont particulièrement sévères :
  • Jusqu’à 45 000 € d’amende et 3 ans de prison pour une personne physique.
  • Jusqu’à 225 000 € d’amende pour une personne morale.

    Ces sanctions reflètent la gravité du non-respect de la DPAE et l’impact potentiel sur les droits des salariés.

Pour les entreprises de portage salarial, un manquement à la DPAE peut avoir des répercussions directes sur leur crédibilité. Cela pourrait non seulement ternir leur image auprès des salariés portés, mais également nuire à leurs relations avec les partenaires institutionnels. Pour tout complément d’informations, n’hésitez pas à contacter nos experts.