Après plusieurs mois à caractère exceptionnel, notre autorisation administrative d’activité partielle relative au « Covid-19 » s’arrête le 30 juin 2021 pour les derniers dossiers. Nous l’avions obtenue jusqu’au 31 décembre 2020, puis elle avait été renouvelée à notre demande, afin d’aider des salariés portés nécessiteux.
C’est l’occasion, pour nous, de faire le bilan des actions menées durant cette période marquée par la pandémie. Un travail titanesque qui aura mobilisé plusieurs services au sein de Portageo : les gestionnaires, nos équipes digitales internes et surtout les collaborateurs en back office au sein du service, Paie / Rh. Ces derniers se sont montrés particulièrement efficace et n’ont pas compté les heures de travail afin de maintenir un niveau de dialogue suffisant avec les administrations, instruire chaque dossier unitairement, traiter et débloquer ces revenus de remplacement pour nos salariés portés.
En effet, même si le gouvernement a déployé un dispositif important afin de soutenir l’activité de certaines entreprises en difficulté (et de facto des milliers de salariés portés), les calculer avec précision, les justifier, les débloquer puis les restituer était un véritable défi, brillamment accomplis par l’ensemble de nos équipes.
En fin de compte, une centaine de salariés portés a pu bénéficier d’une prime d’activité partielle d’un montant de 1300 euros en moyenne, sur une durée de 13 mois.
Dans ce contexte, nous sommes partis à la rencontre de Pascale. A, Manager du pôle RH et Paie chez Portageo, afin de répondre à quelques questions. Pascale est revenue sur cette période assez mouvementée et les principaux défis qu’elle a eu à surmonter.
Bonjour Pascale ! Peux-tu présenter à nos lecteurs, tes fonctions ainsi que le rôle de ton service ?
Depuis plusieurs années nous avons le plaisir de collaborer au sein de l’entreprise Portageo et je tiens à te dire que j’apprécie particulièrement aujourd’hui, de mettre en avant le travail du service.
Le rôle de mon service est de gérer les traitements de salaires de nos salariés portéshelp, une fois que la facturation a été effectuée par les gestionnaires de dossier et que les salariés portés ont établi leurs formalités déclaratives, afin de pouvoir calculer les bulletins de paie. Nous nous occupons donc en back office, de la gestion des frais professionnels, des comptes d’activité, des traitements de salaires au sens large et bien entendu de tout ce qui alimente la vie RH des dossiers de nos salariés portés, comme la mutuelle, les arrêts de travail, la prévoyance, la formation professionnelle, la gestion des licenciements et rupture conventionnelle, la veille sociale et le contrôle de nos outils métiers et autres éléments propres à la vie ou à la situation professionnelle particulière d’un salarié porté.
Un autre pan de notre activité c’est la gestion des administrations et des organismes sociaux, avec par exemple la mise à jour règlementaire, la préparation mensuelles des DSN (données sociales nominatives d’un salarié sur un mois donné). Nous devons tous les mois répondre à des enquêtes sociales adressées par l’INSEE et bien entendu donner matière et réponses aux acteurs qui nous contrôlent, comme l’expert-comptable, le commissaire aux comptes, ou plus récemment, les administrations sociales et fiscales, dans le cadre de ce que l’on appelle couramment un contrôle de l’URSSAF ou du fisc.
Cette diversité d’activité est un enrichissement permanent qui me plait tout particulièrement.
Comment as-tu vécu les premiers mois de la période Covid-19 au sens professionnel ?
Les premières semaines ont été un vrai challenge. En effet, nous avons dû faire face à une situation inédite, pour laquelle il a fallu notamment mettre en place l’activité partielle alors que les textes applicables (concernant le calcul de l’allocation Activité Partielle en Portage Salarial) ont mis du temps à paraître. Cette mise en place a duré sur plusieurs mois, au gré des évolutions règlementaires, au gré des actions du gouvernement, au gré de l’organisation des administrations.
Nous avions vraiment à cœur d’aider nos salariés portés dans un contexte compliqué et qui nous a tous pris de court dans nos vies privées et professionnelles.
Peux-tu nous décrire la méthodologie adoptée pour relever le défi de la mise en place de l’activité partielle pour nos salariés portés en difficulté ?
Les mots d’ordre ont été l’adaptabilité et la réactivité. D’une part, la direction s’est entretenue individuellement avec chacun de nos salariés portés concernés, puis a transmis des informations quasi en temps réel sur la situation afin que nos salariés portés soient au courant des diverses avancées. D’autre part, côté juridique et social, à chaque parution d’un nouveau texte, il a fallu l’analyser, le comprendre et l’appliquer afin de pouvoir le mettre en œuvre sur le bulletin de salaire suivant et ainsi ne pas pénaliser nos salariés portés.
Quels sont les obstacles les plus importants auxquels tu as pu faire face ?
La principale difficulté que j’ai rencontrée était le facteur temps. Il nous a fallu quelques semaines pour pouvoir mettre en place tout le processus d’activité partielle en interne, tant concernant le recueil d’informations auprès des différents acteurs que de l’application purement opérationnelle. C’était une vraie course contre la montre !
Comment s’est déroulée la coordination entre les différents services de Portageo ?
La coordination entre les différents services s’est faite tout naturellement. Chacun a su faire preuve de bonne volonté, de rigueur et de flexibilité. L’entraide a été un des éléments clé du succès de cette épreuve.
Quel rôle a joué la communication transparente pour soutenir nos salariés portés durant cette période particulière ?
Elle a joué un rôle essentiel afin d’informer nos salariés portés en temps réel à chaque nouveauté : autant au niveau légal que de la mise en application du côté de Portageo. Cela a permis à nos salaries portés de les rassurer pendant cette période très anxiogène afin qu’ils se sentent pleinement accompagnés par leur société de portage salarial.
Quel bilan et leçons en tires-tu ? As-tu des recommandations particulières à soumettre à nos salariés portés ?
Pour moi, le bilan est très positif. Les leçons que j’en tire sont de toujours donner le meilleur de soi ; et qu’avec de la détermination, de l’entraide et de la persévérance on parvient toujours à atteindre ses objectifs.
Ce que je recommande à nos salariés portés c’est de ne pas hésiter à nous solliciter, car il y aura toujours une personne qui saura répondre à leurs besoins. Leur gestionnaire Portageo est l’interface, mais derrière c’est une vingtaine de collaborateurs internes, des professionnels du chiffre ou du droit social par exemple, qui sont à nos côtés, pour chaque salarié.
Merci pour tes réponses et belle continuation !